El Proceso de la administracion

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE
BAJA CALIFORNIA

Administracion y Organizacion de Negocios
Edna Gabriela Ceja Silva
MARZO 2007

• PLANEACION O PLANEAR
• ORGANIZAR
• DIRIGIR O DIRECCION
• CONTROL DE LOS RECURSOS DE LA ORGANIZACIÓN DE LA MANERA MAS EFECTIVA


COMPRENDIENDO LA ADMINISTRACION

Los administradores de los equipos de béisbol tienen objetivos. Uno es ganar la mayoría de juegos de temporada posibles. Pero el objetivo principal más realista es ganar la Serie Mundial para un equipo de ligas mayores.

Cada administrador debe saber como manejar y operar para logara ese objetivo. Si el equipo ha perdido la mayoría de los juegos por que la parte del pitcher ha estado fallando, el administrador del equipo necesita cambiar o alternar por mejores pitcher.

A como de lugar el administrador tiene que hacer la decisión de alternar o cambiar en el contexto de recursos limitados. Es decir alternara una pareja de pitcher estrella podría significar que no hay suficiente dinero para renovar un contrato de alto precio para un jugador estrella de 3ra. Base.

Tratando de poner al equipo lo mejor posible, como sea el caso es solo el comienzo de un administrador en su trabajo. El administrador decide que pitcher es el que debe de abrir un juego y cual va a ser su línea de bateo. El administrador dirige los jugadores mientras ellos tratan de robar bases. El administrador se asegura que los cuidados médicos sean óptimos, que el equipo de entrenamiento y otros recursos estén disponibles para los jugadores.

El administrador decide que cantidad se debe de invertir en los equipos de las ligas menores y el futuro desarrollo de los jugadores.

PLANEACION

La planeación trata de establecer objetivos organizacionales y decidir que o como es la mejor manera de lograrlos.

La planeación es la función mas importante de la administración, en todos las administraciones de excelentes ejecuciones mundiales. Es decir estas implican una excelente organización, dirección y control.

Caso mencionable, el de Andrew S. Grow menciona: ¨La gran ejecución para la toma de decisiones es necesaria pero no suficiente.¨ Intel Corporación.

Para algunos la buena planeacion organizacional envuelve varios pedacitos de sueños, de pensamientos, de cómo hacer un futuro mejor, entonces apostar por esa visión.

Claramente los lideres de grandes negocios desde Andrew Carniege (US STEEL) y Henry Ford (FORD MOTOR COMPANY) hasta Sam Walton (WALMART STORES), Bill Gates (MICROSOFT) y Michael Dell (DELL COMPUTER) han tenido al menos estas dos ideas de visión y planeacion en manos de sus administradores.

Las visiones de las compañías se basan frecuentemente en declaraciones de misión.

Por ejemplo la misión del desarrollo de WHIRPOOL CORPORATION. La mayor manufacturera y mercadotecnica de aplicación mas comercial para el hogar, que genera alrededor de $12 billones en ventas anuales, menciona en su clave estratégica: ¨EVERY HOME… EVERYWHERE¨. Mencionan que lo hacen con orgullo, pasión y presentación. ¨Nosotros creamos los mejores aparatos, los cuales hacen la vida mas fácil y mejor para que todos la disfruten¨.

Entre los siguientes pasos de la planeacion, encontramos lo siguiente:

• Objetivos Estratégicos
• Formulación Estratégica
• Análisis Ambiental
• Análisis organizacional
• Implementación Estratégica
• Planes Tácticos
• Planes operacionales
• Revisión de Planeacion Estratégica
• Elementos de planeacion Especial

~ Objetivos Estratégicos.- Son los objetivos a largo y mediano plazo en relación a la misión y el estado de la organización.

El siguiente paso en el proceso de la planeacion de la administración es la transición a cambiar la misión de la compañía en objetivos mas específicos a largo y mediano plazo conocidos como Objetivos Estratégicos.
Ejemplo:

WHIRPOOL CORPORATION Mantuvo en claro que con la clave estratégica de ¨EVERY HOME… EVERYWHERE¨, Propuso como objetivo estratégico en ventas y operaciones en los mercados internacionales.

Formulación Estratégica.- La formulación del acercamiento al achieveing las metas estratégicas.

Tener una misión en la compañía y asentarla como objetivo estratégico en relación con la misma es maravilloso. Pero esta solo comienza con una verdadera y poderosa acción que pueda ser establecida para el logro de estos objetivos. La formulación para el logro de los objetivos estratégicos se llama formulación estratégica.

No siempre tener una formulación estratégica es fácil, En WHIRPOOL INTERNACIONAL, se ha establecido que siempre se busca la internacionalización.

¿Esto que significa?

Esto significa una simple manufactura de Whirpool en aparatos electrodomésticos en New York y venderlos en Canadá o hacerlo abarcando situaciones de facilidades en manufactura en países lejanos como India y China y venderlos aquí.

¿Como hace WHIRPOOL para comprar, vender y manufacturarla variedad de productos necesarios (Refrigeradores, Hornos y Lavadoras de ropa) en países extranjeros concentrados solo en un producto? ¿Cómo podría WHIRPOOL entrar en mercados extranjeros a través de uniones de empresas o alianzas con otras compañías, o por el establecimiento de nuevas operaciones y convertirlas en propias en los países extranjeros.

Las respuestas a estas cuestiones requieren hacer un análisis ambiental a la organización.

~ Análisis Ambiental.- Es una búsqueda estratégica por una organización para externar tratados y oportunidades. Un análisis ambiental envuelve ala compañía en la búsqueda fuera de la firma, en un ambiente externos para tratados y oportunidades.
Ejemplo:

Los ejecutivos de WHIRPOOL en el año 2001 aprendió que el grupo MOULINEX – BRAND, es parte de un gran conglomerado francés.

WHIRPOOL estaba interesado por que sabia que MOULINEX BRAND es propietaria de un 96% de una compañía llamada POLAR S.A. un líder mayor en electrónicos en Polonia y Europa Central.

Desde que WHIRPOOL se intereso en expandir operaciones en Polonia y Europa Central, este grupo MOULINEX – BRAND presenta a la compañía como una real oportunidad, en el año 2002 esto se hizo un gran suceso en la Banca Financiera francesa de $43 millones, incluyendo alguna Asunción de deuda, para comprar MOULINEX – BRAND. Asi WHIRPOOL seria el propietario de la marca de POLAR y todos los electrodomésticos en Polonia

Antes de entrar en un mercado internacional WHIRPOOL necesita examinar muy de cerca cual de estos competidoras mayores están a la alta del mercado. Cambiando gustos del consumidor y nuevas regulaciones gubernamentales, tales como nuevos impuestos o leyes antitrust, son también ejemplos de posibles tatos de las compañías.

En suma al análisis de los factores ambientales, los administradores comprometidos en an la formulación estratégica necesitan examinar los factores organizacionales internos esto es un conducto de Análisis organizacional.

~ Análisis Organizacional.- Es la búsqueda estratégica para una organización de sus propias fortalezas y debilidades. Un análisis organizacional envuelve echar un vistazo muy de cerca de las propias debilidades y fuerzas y el como estas interactúan con los objetivos estratégicos de la compañía. Finalmente estas pueden ser circunstancias especiales que cualquier compañía necesita para tomar en cuenta la formulación de estrategia Corporativa. En el caso de la corporación de WHIRPOOL las circunstancias especiales tiene el nombre de SEARS ROEBUCK & COMPANY.

WHIRPOOL & SEARS tienen una relación especial que data desde tiempo atrás en 1916, cuando un nuevo electrodoméstico una maquina lavadora de ropa estaba en un catalogo de SEARS por $54.75 dlls. La relación entre los dos fue cimentada cuando SEARS presto dinero a la expansión de WHIRPOOL, en intercambio de almacenaje en la compañía. Por muchos años, WHIRPOOL ha sido el mayor proveedor de artículos para el hogar en SEARS, con WHIPOOL se han hecho productos vendidos y agotados bajo la marca de KENMORE.

SEARS ha vendido para KENMORE lavadoras de ropa desde 1936 y WHIRPOOL definitivamente tiene que verificar con SEARS antes de empezar a vender como marca regular en locaciones internacionales. Claramente WHIRPOOL de ninguna manera busca ofender a su mas antiguo cliente.

En extracto la formulación estratégica es un proceso muy difícil y complicado. Que envuelve examinar y pesar en un rango de posibilidades en decidir que tan bien se puede persuadir los objetivos estratégicos de la compañía.

~ Implementación Estratégica.- Una vez que los objetivos estratégicos han sido asentados y la estrategia general de estos objetivos ha sido formulada, la estrategia necesita ser implementada. Los planes específicos necesitan ser referentes a la contratación de personal comprando recursos, formando alianzas y uniones empresariales

~ Planes tácticos.- Estrategias a corto plazo (Uno a 3 Años). Planes formulados para establecer objetivos para establecer logros de objetivos estratégicos.

Los planes tácticos son planes en pequeña escala desarrollados en la implementación formulada en los objetivos estratégicos usualmente cubiertos en el plazo de tiempo de uno a 3 años. Por ejemplo WHIRPOOL puede tener un gran reparto de objetivos estratégicos que hacen extensiva la manera de trabajar en Polonia y se deben tener formulados por estrategia. Una vez que los planes tácticos son establecidos, la implementación estratégica requiere planes operacionales.

~ Planes Operacionales.- Terminos y planes a muy corto plazo (menos de un año) Planes formulados para la obtencion de Objetivos estartegicos.Los planes operacionales son una lista que una compañia tiene que hacer en una carrera a corto plazo para la obtencion de objetivos estrategicos. Los planes operacionales son usualmente en un año o menos. A veces implica la planeacion diaria o semanal. En el caso de la corporacion WHIRPOOL en Polonia, la planeacion operacional puede determinar y tomar la decision de implementar el anuncio de periodico, radio o television para colocar anuncios de productos Polar durante los siguientes 3 meses (Cuartos de Negocio) en orden de incremento el perioso de Polar’s estan en venta por el 5%.

~ Revision de la Planeacion Estrategica.
La planeacion Estrategica es muchas veces muy cansada, y un proceso multifuncional. La primera parte involucra la formulacion de una mision de estado o lema. El lema operacional de la corporacion WHIRPOOL es “EVERY HOME … EVERYWHERE”. Para la obtencion de esta mision WHIRPOOL establecio un objetivo estrategico de expansion y desarrollo para operaciones internacionales. Mas especificamente desde mediados de 1990 WHIRPOOL ha tenidos objetivos estrategicos de desarrollos como negocios en los paises con mas poblacion con mas de 1 millon de personas, China.

La formulacion de una estrategia para la obtencion de este objetivo como haya sido formulado, no es facil para WHIRPOOL. Esta entra en el Mercado por la manera de los Join Ventures o Uniones empresariales con una variedad de compañias Chinas electricas y terminaron pendiendo una parte inicial de los $145 millones invertidos. En 1999 se decidio sellar esta perdidas de dinero por refrigeradores y uniones de aires acondicionados y se concentro en el negocio de las lavadoras chinas.

En años recientes ha cambiado garantias acerca de donde China, busca concentar esfuerzos negociables. Incialmente WHIRPOOL concentro sus esfuerzos en una mayor influencia en la costa como Shangai.

Esto fue competencia no solo con el negocio nacional o como electrodomesticos chinos, pero tambien otros conglomerados como:

Consecuentemente WHIRPOOL hasta el momento ha reformulado su estragia y es concentrado en el Corazon chino en ciudades naturales pequeñas como Huainan, la cual se encuentra a unas 8 horas del noreste de Shangai y tiene 2.1 millones de personas

Los ejecutivos de WHIRPOOL recientemente visitaron las oficinas de la comunidad China en Huainan y discutieron mejores inversiones en esa ciudad incluyendo la posibilidad de construir una fabrica en ese lugar. La compañia planea construir una fabrica WHIRPOOL en Huainan China en un plazo de 1 a 3 años que representan los planes tacticos de la empresa.

La compañia planea el desarrollo improvisado de la distribucion de la tienda que esto puede durar los pocos meses proximos, la compañia puede improvisar las ventas mensuales en una tienda al rededor del 10% de 36 a 37 maquinas lavadoras que pueden representar los planes operacionales de la compañia

~ Elementos de Planeacion Especial.- El proceso de Planeacion Estrategica contiene 3 partes o elementos que estas merecen recibir atencion por separado. Estas son: Planeacion por sucesion, planeacion de Innovacion y planeacion de Crisis y Contingencias.

PLANEACION POR SUCESION

Es la planeacion relacionada con escoger los sucesores para la cima de los altos puestos operacionales

La planeacion por sucesion envuelve planear acerca de escoger sucesores para la cima ejecutiva de la compañia. La mayoria de las compañias tienen que formarlos asi como General Electric Company CEO (Jefe Executive Officer) Jack Welch lo nombra “Golpe de Camion”.

Cada plan frecuentemente envuelve magnates, muchas ordenes reales de sucesion en paises con monarquias. Esta lista de magnates puede variar el orden para llegar a la compañia y hacer los movimientos CEO y solamente algunos ejecutivos pueden tomarse en cuenta en un accidente de avion, muerte o incapacidad de la compañia para el CEO u otras para hacerlo oficial.

Algunas compañias requieren que algunos altos ejecutivos no viajan juntos, justo como el presidente y el vicepresidente de los Estados Unidos, nunca viajan juntos en el mismo avion. Muchas compañias se preocupan por el beneficio de la compañia, muchas largas politicas de seguros de vida de sus CEO y otros altos ejecutivos.

En contraste, otros CEO y otrso comites tienen un fuerte y explicito proceso de sucesion para los CEO. Jack Welch por ejemplo, comenzo con una planeacion de sucesion en el plan de General Electric en 1994, siete años en el avance de este modo de planeacion en el 2001.

Este es nombrado “New Guy”, hasta el momento es considerado como el mejor proceso de planeacion por sucesion para GE, este proceso envuelve 23 candidatos, al final solo quedan 3 candidatos para el puesto de CEO.

• Jeff Immelt: Cabeza de sistema de negocios medicos de
• Bob Nardelli: Cabeza de la compañia de sistema de negocios de poder
• Jim Mcnerney: Cabeza de compañia de negocios de Aircraft

Estos tres finalistas, pasan tiempo considerable durante un año o dos mientras que el proceso interactua con los miembres de la junta de directores de GE y junto con Jack Welch y tratan de tomar una decision. Welch menciona:” Tenemos tres ganadores de medallas de oro y solo tenemos una medalla que dar”. Al final Jeff Immelt es el que se queda con el puesto de CEO de GE, en los proximos 10 dias ambos Nardelli y Mcnerney tiene que dejar GE, y al final logran otros trabajos.


• Bob Nardelli: CEO HOME DEEPOT

• Jim Mcnerney: CEO CORPORATION 3M

PLANEACION DE INNOVACION

Planeacion a inspirar el espiritu empresarial de una organizacion.

Gradualmente dada la competencia de mercadotecnia de hoy, las compañias esten bajo considerable presion para inovar, para levantarse y venir con nuevas ideas de negocios. Mientras esto puede pasar de manera muy natural hasta el momento de huir de los pequeños negocios muchas veces estos no vienen de manera natural, sino en un plazo largo de corporaciones ya establecidas.

Entre mas grandes sean las organizaciones, mas comprometidas, con la planeacion de inovacion, donde ellos planean esplicitamente maneras para insistir mas en el espiritu empresarial en trabajadores individuales de la compañia, mientras otros se basan en focos de planeacion primaria, en desarrollo y mas espiritu empresarial, en una cultura y sistemas organizacionales de la firma. La idea de planear maneras para las compañias que sean mas innovativas y creativas y comercializar de manera exitosa nuevos productos y otras inovaciones que ellos descubrieron.

Una compañia que ha sido muy exitosa en este sentir es la compañia PFIZER. Por ejemplo Pfizer probo la droga Citrato sidenafil como una busqueda en el centro de Inglaterra, es decir con esto se iba a tratar la angina de pecho (dolor muscular del corazon)

La innovacion orientada a la busqueda semejante a la droga que puedes ser util y exitosas en un tratamiento de disfuncion erectil. Mas como una planeacion innovativa que PFIZER ha hecho seguramnete excelentes lineas de comunicacion que han sido establecidas entre los buscadores y el quipo de mercadotecnia. Los vendedores de PFIZER donde rapidamente han hecho conciencia de un nuevo posible exito en la droga de la compañia. Hoy Viagra es uno de los productos mejor vendidos de PFIZER.

PLANEACION DE CONTINGENCIAS Y CRISIS

Para mejor o peor, los negocios mundiales de hoy, no son siempre muy estables. Puesto de manera mas simple las cosas cambian, los precios del aceite cambian, los ritomos de los impuestos cambian, las politicas mundiales cambian y las compañias necesitan estar preparadas para cada cambio.

~ Planeacion de Contingencias: Es la planeacion para cambios y para dinamicas de negocios que son subjetivos al cambio.

Esta planeacion envuelve planeacin por cambios y trata de identificar en avance para dinamica de negocios que son subjetivos al cambio. Un numero mayor de compañias, tienen grupos formados de organizacion que se comprometen en la planeacion de contingencias.

Muchas compañias tambien usan modelos computacionales y programas de ayuda para planear posibles cambios en su ambiente de negocios.

Royal Dutch/Shell Group, por ejemplo en 1972 comenzo en un escenario formal el departamento de planeacion para ayudar y echar un vistazo adentro de los planes, para los posibles cambios a productos. La formacion del grupo descrita como: “Hunting in a pack of wolves, being the eyes of the pack, and sending signals back to the rest”.

Una planeacion de contingencia importante frecuente en oposicion a muchas corporaciones ejecutivas es como planear posibles incrementos significativos en el antisentimiento americano en otras partes del mundo. Es una posibilidad que los consumidores en otras partes del mundo podrian boicotear productos como Starbucks café, Hmaburguesas Mcdonals y las bebidas Coca-Cola??

Interesantemente la corporacion Mcdonals ha buscado recientemente a adelantarse a el impacto de cualquiera de los productos boicoteados en el medio oriente, para nuevos productos de desayunos alla. Ellos saben que existe el boicot, es decir existe un lugar con desayunos llamado McArabia, el cual su desayuno consta de un sandwich de pollo con pan especial arabe.

~ Planeacion en Crisis.- Es la planecion de muy alta magnitud con eventos impensables. La planeacion de crisis es muy similar a la planeacion por contingencia, pero esta envuelve la planeacion en cambios de muy alta magnitud, por lo impensable, por una crisis.

Por ejemplo la compañia Internacional American Express, en su proceso de pago subsidiario esta basado formalmante en el World Trade Center en la ciudad de New York, y esta tiene el compromiso de planeacion en crisis para prepararse por cualquier desastre mayor que pudiese amenazar, el cierre en su totalidad como proceso de operaciones Internacionales de pago.

Desafortunadamente, en septiembre 11 del 2001, este desastre ocurrio, pero American Express estaba listo. Inmediatamente movio 85 empleados de el World Trade Center en un pago paralelo procesando facilidades que fueran establecidas como un “Sitio Calido” en algun lugar (desconocido) en New Jersey. En el medio del tiempo, clientes alrededor del mundo puede contar con American Express.

Mientras no haya un comentario positivo en el estado del mundo, comprendiendo la planeacion de crisis ahora se ha convertido completamente en los negocios mundiales de hoy.

Es bien sabido que las firmas administrativas Boez Allen Hamilton, por ejemplo recientemente conduce un ejercicio de planeacion para sus clientes que incluyen bombas sucias que son encontradas en contenedores enviados a varios puertos americanos. Planeando para posibles ataques terroristas de este tipo es un buen ejemplo de planeacion de crisis

ORGANIZACION

Una vez que están establecidos los planes estratégicos los negocios necesitan un plan organizacional, estructurados para estar al pendiente de estos planes. En WHIRPOOL si busca ir a China y esta ha formulado planes especificados. Esta necesitara para establecer una división especifica, firma o departamento con los organizaciones para coordinar y supervisar las operaciones chinas.

Pequeños propietarios de negocios tiene relativamente una pequeña opinión en la estructura organizacional. En 1983 cuan Michael Dell comenzo a vender computadoras fuera de su campo en la universidad de Texas en Austin, este era una persona involucrada en los negocios.

Sus padres tenian conocimiento que es lo que estaba pasando y mostraron y anunciaron, esta division de departamento en noviembre de 1983 y no estaban Felices. Su padre dejo un tiempo sin frecuentarlo, pero le comento:”Tu solo tienes partes de computadoras aquí, donde estan tus libros???”. Dell hizo una promesa a su padre, diciéndole que ya iba a dejar de estar tonteando con los negocios de las computadoras y se iba a concentrar en la escuela

Cuando habian pasado al menos algunas pocas semanas, Michael Dell decidio que no podria mantener esa promesa a sus padres. Su negocio de vender computadoras directamente a los clientes iba demasiado bien. El dijo a sus planes que el iba a tomar el semestre en la primavera de 1984, pero solamente que si las cosas en los negocios, no salian como las habia planeado, el iba a volver al colegio.

El nunca hizo lo posible para volver al salon de clases. En 1984 Corporation Dell computadoras fue formada y dirigida por Michael Dell en su departamento del campo 1000 sq ft. del espacio rentado.

Con un corto tiempo para ordenar movio todo a un espacio mas grande y tenia a 25 empleados. Michael Dell como sea todavia mantenia literarlmente almacenado y guardaba la llave de la maquina de Coca – Cola. Un dia alguien perdio una moneda y vino a Dell a comentarle. Para Michael Dell este era un “momento de Administracion” en eso el decidio que tenia que empezar a delegar alguna autoridad. El envio la llave de la maquina de Coca – Cola a el empleado que vino a comentarle lo de la moneda y le dijo: “ De ahora en adelante, tu estas a cargo de la maquina de Coca – Cola”

A el dia de hoy corporacion de computadoras Dell tiene acerca de 40,000 empleados que generan aproximadamente $40 billones al año en negocios, Michael Dell mantiene cerca a su 25 empleados en el Comite de Administracion ejecutiva.

Los manejadores de Dell America, han sido los manejadores de la entera corporacion, en Austin Texas, no muy lejos donde el departamento de estudiante donde el negocio comenzo.

ORGANIZACION

Desde 1984 Michael Dell ha pasado un largo tiempo de Administrador tratando de figurar que tan bien puede llevar un grupo, arreglar e inclusive recolocar los recursos y las actividades de la organizacion Dell para hacerlo de la mejor manera posible y exitosa para construir un negocio. Desde decidir a quien pusiera como administrador de la maquina de Coca – Cola, a quien localizar como principal matriz en Asia. Michael Dell tuvo y tiene muchas desiciones importantes que hacer. A esto se llama Organizacion.

~ Organizacion.- Planes organizacionales de estructuras para llevar planes estrategicos

Una organizacion es un grupo de dos o mas personas trabajando juntos para lograr ciertos fines. Una pesroan que conduce el negocio como Michael Dell, trabajando desde su departamento del colegio no es una organizacion. Pero desde el momento que Dell alquilo algo y contrato a a alguien una organizacion fue formada.

~Estructura Organizacional.- Posiciones especificadas adentro de una organización y las maneras que interrelacionan entre ellas mismas.

~ Cadena de Comando.- Las líneas de autoridad o relaciones reportadas que existen dentro de una organización.

~ Diagrama de organizacion.- Diagrama demostrativo de una estructura organizacional.

ORGANIZACION

Una importante parte de la organizacion es el Trabajo de especializacion.

~ Trabajo de Especializacion.- Actividades organizacionalesque son descritas en tareas especificas de diferentes personas designadas a estas tareas.
~ Rotación de trabajo.- Cambio periodico de empleados de un trabajo a otro
~ Departamentalizacion.- Proceso de trabajos agrupados dentro de unidades cordinadas
~ Departamentalizacion Funcional.- Departamentalizacion basada en las funciones realizadas por una unidad.
~Departamentalizacion de Productos.- Departamentalizacion basada en los productos y servicios vendidos.
~ Departamentalizacion Geográfica.- Departamentalizacion basada en las áreas geográficas o locaciones de servicio por la organización.
~ Departamentalizacion por clientes.- Departamentalizacion basada acuerdo a los clientes mas potenciales de la organización.